近年来，上市公司频繁出现印章管理不善造成的违规担保、资金占用等违规行为。上市公司印章管理，是上市公司内控制度的重要一环，印章也是上市公司意志的具体体现。那么，如何规范地管理上市公司印章，章管家将通过监管案例详细分析管理风险及应对措施，敬请持续关注~

外带无监章

案例一：印章外带记录不全

深圳证监局对ZTDZ公司自2007年12月上市以来公司治理、信息披露、募集资金使用、财务会计基础工作和会计核算等方面的情况进行了现场检查，并针对现场检查发现的问题于2011年3月21日向公司下发了《关于对深圳市ZTDZ股份有限公司采取责令改正措施的决定》(行政监管措施决定书【2011】5 号)，摘要如下：

《印章管理制度》未能严格执行。检查发现，公司部分“印章使用审批表”无分管副总批准签字;该表未连续编号;用印事由的填写过于简略且无经办人、印章保管人的签名;需外出携带印章时，未能在表上留痕显示两人携带印章外出且对借出、归还时间记录不清晰;子公司需使用公章时填写“印章使用审批表”，但未按制度要求履行审批程序。“公章使用情况登记表”为电子文档，未与“印章使用审批表”建立勾稽关系，无法保证档案记录的完整性。上述情况违反了公司《印章管理制度》的相关规定。此外，公司未建立相关制度对公司收、发文进行管理和规范，也未使用收发文登记薄进行登记。

关注要点：

确因特殊业务需要借用印鉴外出使用时，需由借用部门开具借用印章申请，注明办理人、借用事由与借用期限，按照公司《授权体系》有关规定履行审批手续后，由综合管理部或财务部门指派专人携带印鉴与使用部门办理人员一同外出办理业务，做到人章相随。借用公章申请由综合管理部统一留存备查;借用合同章申请由财务部门统一留存备查。

整改措施：

1. 行政部目前已经严格执行《印章管理制度》，印章保管人需在取得经审批的《印章使用审批表》后盖章，以及对《印章使用审批表》进行连续编号，使其和《公章使用情况登记表》对应。印章保管人、用印人均需在登记表上签字留痕，保证档案记录以及勾稽关系的完整性。

2. 公司在《合同管理制度》中，已明确要求采购、销售等合同专用章的使用按照《印章管理制度》中的有关规定执行。

3. 行政部制定《公司公文管理制度》，并于2011年7月开始在公司试行。

章管家提示

在印章外带这一环节，我们关注到监管的三个要点：用印审批是否完整、外带时是否具备有效的监管措施、印章借出与归还的记录是否完善。另外整体的用印全过程，应当留下流畅且环环相扣的记录。在传统纸质审批单据的管理模式下，公司可通过更严格的管理制度来加强管理，却仍然难以避免纸质单据、人工录入的失误和疏漏。同样，即使指定专人陪同监章，印章外带时依然无法保证只盖审批通过的文件。

为保障《印章管理制度》的执行，提升印章外带使用的安全与效率，不少上市公司已使用章管家-印章智慧管理解决方案实现印章管理的数字化转型，加强内部控制。公章在外防私盖，用章管家。章管家把传统实体印章装入智能硬件，使其成为实时在线管控的智能印章，结合管理平台，使人章分离，极大降低印章风险，为企业风控管理保驾护航。

印章外带远程实时管控：

1. 章管家智能印章无授权不能使用。经办人首先需在线完成审批流程，平台自动记录外带人员、事由、文件、时间、用印过程，可设定盖章地点和归还时限。

2. 印章外带可使用远程用印模式，把线下盖章由持章人转移至管理人员手中。企业无需安排专人陪同监管，管理人员可通过实时视频盖章功能，开启线上会议室，视频实时查看用印内容、语音互动交流、远程确认盖章。

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